Oulun Lippo ry – Rekisteriseloste jäsenille

Uutinen

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Oulun Lippo ry:ssä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjät ja käsittelijät

Rekisterinpitäjä on Oulun Lippo ry.

Oulun Lippo käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ottaen huoioon tarkoituksen, jota varten ne on kerätty. Jäsenten henkilötietoja käsittelee vain henkilöt, joiden toimenkuvaan se kuuluu. Henkilötietoja ei siirretä kolmansille osapuolille

Oulun Lippo ry:n yhteystiedot
Oulun Lippo ry
Lipporannantie 5 D 143, 90520 Oulu
Jäsenrekisteri-asiat: Immo Rautiainen, immo.rautiainen (@)gmail.com puh. 0400 528 283

2 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään jäsenien (jäljempänä Rekisteröity) henkilötietoja.

3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen veloitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 503/1989 11§) ja Yhdistyksen sääntöjen mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat mm. laskuttaminen, koulutus, vertaistuki, viestintä ja virkistystoiminta. Yhdistyksen säännöistä saat lisätietoa oulunlippo.fi sivustolta tai jäsenrekisterin yhteyshenkilöltä.

Oulun Lippo ry vastaa henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä omassa toiminnassaan ja Yhdistys omassa toiminnassaan.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Kaikista rekisteröidyistä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja.

Yhteystiedot, syntymäaika, jäsennumero, puhelinnumero sähköpostiosoite, liittymispäivämäärä, jäsenlaji, maksajan jäsennumero, jäsenmaksujen suoritukset ja mahdolliset lisätiedot.

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojataan ja tallennetaan yhdistyksen jäsenrekisteriin (Suomisport) (jäljempänä Järjestelmä), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset tunnukset. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Järjestelmän on tuottanut kolmas osapuoli.

Paperisia dokumentteja käsitellään pääsääntöisesti vain tarvittaessa ja käytön jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti. Tällaisia dokumentteja ovat esimerkiksi liittymiskaavake, osallistujalista ja niin edelleen.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta kolmansille osapuolille, lukuunottamatta muutamaa poikkeustapausta. Tällaisia tapauksia ovat jäsenlaskutus ja muu laskutettava tapahtuma, jonka laskuttaa kolmas osapuoli suoraan rekisteröidyltä.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan joutua siirtämään kolmannelle osapuolelle siinä tapauksessa, jos kyseessä on jokin maksullinen tapahtuma ja sen laskuttaa kolmas osapuoli suoraan rekisteröidyltä. Tällaisesta tapahtumasta annetaan aina tieto rekisteröidylle etukäteen.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Profilointi

Rekisteröity ei joudu automaattisen profiloinnin kohteeksi, jolla olisi häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisesti jollekin kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilöille.

14 Muutokset tähän selosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.11.2024.